📱 App-Übersicht
PrivateDoc4me ist eine iOS-App zur intelligenten Verwaltung persönlicher Dokumente. Nutzer können beliebige Unterlagen – z. B. Verträge, Bescheide, Nachweise oder Briefe – digital erfassen, analysieren und sortieren.
🔄 Typischer Workflow
📷 Dokument scannen oder importieren
Ein Schreiben als Foto aus der Mediathek oder direkt ein Foto erstellen
🧠 Automatische Analyse per KI
Die App erkennt Titel, Betreff, Kategorie, Datum, Frist etc.
✏️ Manuelle Prüfung und Ergänzung
Alle erkannten Metadaten können angepasst oder ergänzt werden
💾 Speicherung
Das fertige Dokument wird lokal in der Sandbox gespeichert
🔍 Suchen und Finden
Die flexible Suche findet es wieder, von dort kann das erzeugte PDF per Mail versendet werden
🚀 Erste Schritte - Startbildschirm
Der Startbildschirm von PrivateDoc4me bietet den zentralen Einstieg in alle Funktionen der App. Er ist übersichtlich und funktional aufgebaut, damit Sie schnell zwischen manueller und KI-gestützter Dokumentenerfassung wechseln können.
📛 App-Logo
Im oberen Bereich wird das App-Logo prominent in einem blauen Kasten dargestellt: PrivateDoc4me – mit typografischer Hervorhebung von „DOC".
📁 Hauptfunktionen (4 große Kacheln)
Startet die manuelle Dokumentenerfassung (ohne KI) – z. B. Scan oder PDF-Import mit späterer händischer Metadateneingabe
Startet die KI-basierte Analyse: Die App erkennt automatisch Titel, Datum, Kategorie und erstellt eine Zusammenfassung
Ermöglicht dem Nutzer, nach vorhandenen Dokumenten zu suchen (z. B. nach Titel, Kategorie, Schlagworten)
Öffnet eine Übersicht über kostenpflichtige Seitenpakete (z. B. für KI-Analysen) und mögliche Freischaltungen
💡 Funktionshinweise
- 💡 Die KI erkennt automatisch Metadaten und erstellt eine präzise Zusammenfassung
- 📷 Man kann PDFs oder Fotos teilen, um sie automatisch verschlagworten zu lassen
- 💶 Preishinweis: KI-Analyse ab 6,8 Cent pro Seite – schnell, effizient, günstig
📊 Kontingente & Freivolumen
| Bereich | Anzeige |
|---|---|
| Manuell | 15 verbleibende Aktionen (hellblauer Kasten links) |
| KI | 10 verbleibende KI-Seiten (hellblauer Kasten rechts) |
| Dein Kontingent | 📄 Manuell: 15 gratis 🤖 KI: 10 gratis |
✍️ Manueller Scan
In der Ansicht „Manueller Scan" beginnen Sie mit der klassischen Dokumentenerfassung ohne KI. Diese Methode ist besonders geeignet für Nutzer, die ihre Dokumente selbst benennen und kategorisieren möchten.
📸 Auswahloptionen
| Button | Funktion |
|---|---|
| Kamera | Öffnet die iPhone-Kamera, um ein neues Dokument zu fotografieren |
| Mediathek | Öffnet die iOS-Foto-Mediathek zur Auswahl eines vorhandenen Bildes oder PDFs |
🔁 Aktionen nach Bildauswahl
| Button | Funktion |
|---|---|
| Zurücksetzen | Entfernt das aktuell gewählte Dokument |
| Weiter | Führt zur nächsten Ansicht – z. B. Metadateneingabe oder Review |
🧠 App-Logik
- Es kann immer nur ein Bild gleichzeitig aktiv sein
- Ein Wechsel der Quelle (z. B. Mediathek → Kamera) ersetzt das bisherige Bild
- Nutzer müssen explizit auf „Weiter" tippen, um mit der Verarbeitung fortzufahren
🖼️ Mediathek-Zugriff
Wenn Sie die Option „Mediathek" auswählen (z. B. beim manuellen oder KI-basierten Scan), öffnet sich die Auswahlansicht zur Bilderauswahl.
🔐 Datenschutz-Hinweis (vor der Auswahl)
Beim ersten Zugriff auf die Foto-Mediathek werden Sie systemseitig gefragt, ob Zugriff auf die Bilder erlaubt werden soll:
- „Zugriff auf ausgewählte Fotos erlauben"
- „Zugriff auf alle Fotos erlauben"
- oder „Nicht erlauben"
📁 Ansicht „Fotos auswählen"
Nach Freigabe erscheint die Ansicht „Fotos auswählen":
- Blau hinterlegter Button mit Bildsymbol
- Text: „Wähle Bilder aus deiner Mediathek"
- ✅ Hinweis: Originalbilder werden verwendet
🖼️ iOS-Mediathek Anzeige
Nach Freigabe des Fotozugriffs öffnet sich die systemeigene iOS-Auswahlansicht mit folgendem Datenschutz-Hinweis:
Deine Fotomediathek wird hier angezeigt, aber „PrivateDoc4Me" kann nur von dir ausgewählte Objekte anzeigen.
🔎 Aufbau der Auswahlansicht
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| 🔍 Suchfeld | Ermöglicht die Suche nach Bildern nach Datum, Ort, Titel usw. |
| 📁 Reiter: „Fotos" / „Sammlungen" | Wechselt zwischen der chronologischen Ansicht und Alben |
| ✅ Fotoübersicht | Miniaturansicht der freigegebenen Fotos |
| 📍 Hinweis „Mit Standort" | Zeigt an, dass Standortdaten der Fotos verfügbar sind (optional) |
| 🔄 Button „Fotos auswählen" | Bestätigt die Auswahl – weiter zur Verarbeitung in der App |
📄 Dokument-Details
In dieser Ansicht werden die wichtigsten Metadaten zum ausgewählten Dokument erfasst. Sie ist der zentrale Schritt vor dem Speichern oder Export eines Dokuments.
🖼️ Dokument-Bilder
Am oberen Rand wird eine Vorschau des gewählten Bildes angezeigt. Sie erkennen hier die Anzahl der Bilder (z. B. „Dokument-Bilder (1)") und können visuell prüfen, ob das richtige Dokument geladen wurde.
✍️ Eingabefelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel * | Pflichtfeld. Freitext – z. B. „Rechnung Amazon 2024" |
| Absender/Firma | Optional. Z. B. „Alfahosting GmbH" |
| Kategorie | Auswahlfeld. Z. B. „Rechnung", „Bescheid", „Vertrag" |
| Zusammenfassung | Freitextfeld für Stichworte, Inhalt oder spätere Suche |
📆 Kalenderfunktion
Zwei zentrale Datumsfelder stehen zur Verfügung:
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Dokument-Datum | Wann wurde das Dokument erstellt oder ausgestellt? |
| Eingang | Wann haben Sie das Schreiben erhalten oder bearbeitet? |
🟢 Beide Felder öffnen bei Auswahl ein iOS-Datumsauswahlmenü.
Durch die Eingabe eines realistischen Eingangstermins lassen sich Fristen, Wiedervorlagen oder Vertragslaufzeiten automatisieren. Die App kann später auf Basis dieser Eingaben Kalendereinträge mit Erinnerungen erstellen (optional).
✏️ Zusammenfassung / Stichworte
Im unteren Bereich befindet sich ein mehrzeiliges Textfeld. Hier können Sie Stichworte oder Zusammenfassungen ergänzen – z. B.:
- „Rechnung für Webhosting"
- „monatliche Zahlung, Laufzeit 12 Monate"
- „Mahnung vom Finanzamt, Zahlung bis 15.08."
🔍 Dokumentensuche
Die Suchansicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle, um gespeicherte Dokumente schnell wiederzufinden.
🔎 Suchfeld
- Sie können nach Titel, Kategorie oder Inhalt suchen
- Die Suche erfolgt live, sobald Sie Text eingeben
🏷️ Schnellfilter
Oben finden Sie vordefinierte Kategorien wie:
Diese helfen Ihnen, häufige Dokumenttypen mit einem Fingertipp zu filtern.
📅 Zeitfilter
Zusätzlich können Sie die Anzeige zeitlich einschränken:
- 🔘 Alle
- 📅 Heute
- 🗓️ Diese Woche
- 📆 Dieser Monat
⚡ Aktionen pro Dokument
Wischen Sie nach links auf einem Eintrag, um:
- 📧 das Dokument per Mail zu versenden
- 🗑️ das Dokument zu löschen
💡 Beispiel
→ Tippen Sie auf
Steuer und Dieser Monat.
🔒 Datenschutz & Sicherheit
PrivateDoc4me wurde von Grund auf mit Fokus auf Datenschutz und Sicherheit entwickelt.
🛡️ Lokale Datenspeicherung
🔐 Mediathek-Zugriff
- Die App fragt explizit um Berechtigung, bevor auf Ihre Fotos zugegriffen wird
- Sie können zwischen „ausgewählte Fotos" oder „alle Fotos" wählen
- Ohne Ihre Zustimmung kann die App nicht auf Ihre Bilder zugreifen
- Es werden ausschließlich Originalbilder für beste Erkennungsqualität verwendet
🤖 KI-Analyse
Die KI-Funktion nutzt OpenAI-Technologie über eine verschlüsselte Verbindung. Es werden keine Daten dauerhaft extern gespeichert.
📤 Export-Kontrolle
- Ein Export muss immer über iOS-Funktionen durch Sie als Nutzer initiiert werden
- Die App kann keine Daten automatisch versenden oder übertragen
- PDF-Export mit Analysedaten nur auf Ihre explizite Anforderung
🔄 Keine Cloud-Synchronisation
❓ Häufige Fragen
📱 Allgemeine Fragen
Ist PrivateDoc4me kostenlos?
Die App bietet ein Freikontingent von 15 manuellen Scans und 10 KI-Analysen. Für unbegrenzte Nutzung sind In-App-Käufe verfügbar.
Auf welchen Geräten läuft die App?
PrivateDoc4me ist eine native iOS-App für iPhone und iPad mit iOS 14.0 oder neuer.
Werden meine Daten in der Cloud gespeichert?
Nein, alle Daten bleiben lokal auf Ihrem Gerät. Es erfolgt keine automatische Cloud-Synchronisation.
🔧 Technische Fragen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Die App kann Fotos (JPEG, HEIC) aus der Mediathek und direkte Kameraaufnahmen verarbeiten. PDF-Support ist geplant.
Wie genau ist die KI-Erkennung?
Die KI-Erkennung basiert auf OpenAI-Technologie und erkennt zuverlässig Titel, Absender, Kategorien und Termine in deutschen Dokumenten.
Was passiert bei schlechter Bildqualität?
Für beste Ergebnisse achten Sie auf gute Beleuchtung und halten Sie das iPhone parallel zum Dokument. Die App nutzt Originalbilder für maximale Qualität.
💰 Preise & Käufe
Was kostet die KI-Analyse?
KI-Analysen kosten ab 6,8 Cent pro Seite. Verschiedene Pakete sind verfügbar.
Gibt es eine Lifetime-Version?
Ja, für unbegrenzte manuelle Scans ist eine Lifetime-Version verfügbar.
🔒 Datenschutz
Werden meine Dokumente an OpenAI gesendet?
Nur bei expliziter Nutzung der KI-Funktion wird das Dokument verschlüsselt zur Analyse übertragen. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, über die iOS-Share-Funktion können Sie einzelne Dokumente als PDF exportieren oder per Mail versenden.
🆘 Fehlerbehebung
Die App kann nicht auf meine Fotos zugreifen
Prüfen Sie in den iOS-Einstellungen unter "Datenschutz & Sicherheit" → "Fotos", ob PrivateDoc4me Zugriff hat.
Der KI-Scan funktioniert nicht
Stellen Sie sicher, dass Sie noch KI-Kontingent haben und eine Internetverbindung besteht.
Wo finde ich meine gespeicherten Dokumente?
Alle Dokumente finden Sie über die "Suche"-Funktion im Startbildschirm.